Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quiénes somos (responsable del tratamiento)

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

1.1 Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La Dirección Administrativa de AYOSPT es el área encargada de recibir y tramitar las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales. Puedes contactarla en ayospt@ayospt.com, por WhatsApp al +57 305 297 1316 o por escrito en la dirección indicada arriba.

En esta política, «AYOSPT», «nosotros» y «nuestro» se refieren a AYOSPT S.A.S. Cuando decimos «tú» o «el titular» nos referimos a la persona natural cuyos datos personales tratamos.

2. Marco legal, alcance y definiciones

2.1 Normas que aplicamos

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia (derecho a la intimidad, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar la información que reposa en bases de datos).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).
• Demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia.

2.2 A quién y a qué canales aplica

Esta política aplica a los datos personales de prospectos, clientes, contactos y visitantes que tratamos a través de:

• Nuestro número de WhatsApp (+57 305 297 1316).
• Nuestra página de Facebook (Messenger).
• Nuestra cuenta de Instagram (mensajes directos).
• Las reuniones que se agendan con nosotros (Google Calendar y Google Meet).
• Nuestro sitio web, incluido el formulario de contratación, y el correo electrónico corporativo.
• La atención y el soporte a clientes activos.

2.3 Aceptación

Ponemos esta política a tu disposición de forma permanente en esta página, antes de que nos entregues tus datos. Al escribirnos por cualquiera de nuestros canales y suministrarnos voluntariamente tu información para las finalidades aquí descritas, manifiestas que la conoces y la aceptas. Si no estás de acuerdo con ella, por favor no nos envíes datos personales por estos medios.

2.4 Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable (por ejemplo, tu nombre, teléfono o correo).
• Dato sensible: el que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen racial o étnico, orientación política, religiosa o sexual, datos biométricos, entre otros).
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, los proveedores tecnológicos de la sección 8, o la propia AYOSPT cuando presta servicios a un cliente, según la sección 7).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transmisión: envío de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como responsable, dentro o fuera del país.

3. Datos personales que tratamos

Solo tratamos los datos necesarios para las finalidades de la sección 4. A continuación detallamos qué recibimos en cada canal.

3.1 Sitio web (ayospt.com)

Nuestro sitio web es informativo. No tiene cuentas de usuario ni sistemas de analítica o publicidad y no recolecta datos personales mientras navegas. La única excepción es el formulario de contratación, que solo se usa cuando vas a firmar un contrato con nosotros y que explicamos en la sección 3.7. Como sucede con cualquier sitio en internet, para poder entregarte la página intervienen servicios externos que pueden registrar datos técnicos de conexión, como la dirección IP y el tipo de navegador:

• El proveedor que aloja el sitio.
• La red que entrega una librería gráfica usada por la página principal.
• El servicio de tipografías (Google Fonts) que usan el portafolio y estas páginas legales para cargar su letra.

Esos servicios están identificados en la sección 8. No usamos esa información para identificarte ni para perfilarte.

3.2 WhatsApp

3.3 Datos adicionales de clientes activos

Si ya eres cliente de AYOSPT y accedes al menú de clientes por WhatsApp, además tratamos:

• Datos de verificación de identidad: tu número de teléfono registrado, tu número de documento (cuando lo pedimos para validar tu identidad) y una contraseña que solo se usa para autenticarte. Te recomendamos eliminar de tu chat el mensaje donde escribas tu contraseña; AYOSPT no puede hacerlo por ti.
• Datos de la relación contractual: plan o servicios contratados, proyectos, actividades asignadas, citas y reuniones.
• Solicitudes y soporte: los cambios, consultas o incidentes que nos reportes, su detalle, estado, fechas y radicado.

3.4 Facebook Messenger e Instagram (mensajes directos)

Meta puede mostrarnos tu nombre público de perfil dentro de sus propias herramientas (por ejemplo, Meta Business Suite). No accedemos a tus publicaciones, lista de amigos, seguidores ni a ningún otro dato de tu cuenta.

3.5 Registros internos de las conversaciones

Guardamos el historial de los mensajes en un panel interno de atención, protegido con usuario y contraseña, para poder atenderte, dar continuidad a tu caso, revisar la calidad del servicio y contar con trazabilidad. Ese historial incluye, por cada mensaje, el canal, la fecha y hora y el texto. Las contraseñas que escriben los clientes para autenticarse se ocultan y no quedan visibles en ese historial.

3.6 Reuniones

Las reuniones se realizan por Google Meet. No las grabamos de forma automática. Si en algún caso fuera útil grabar o transcribir una sesión, te lo informaremos al inicio y solo lo haremos con tu consentimiento; puedes negarte sin que eso afecte la atención.

3.7 Formulario de contratación del sitio web

Cuando vas a firmar un contrato con AYOSPT te pedimos completar el formulario de contratación del sitio web. Solo lo usamos para ese fin.

El formulario lo recibe Netlify (el mismo proveedor que aloja el sitio), de donde AYOSPT descarga la información y los archivos para cargarlos en su sistema interno de contratos. La firma del contrato se realiza con DocuSeal, un servicio de firma electrónica. Ambos aparecen en la sección 8.

Por este formulario no pedimos claves, datos bancarios ni información de salud, y solo pedimos los documentos necesarios para la contratación.

3.8 Datos que no queremos recibir

4. Finalidades del tratamiento

Usamos tus datos para:

1. Atender tus solicitudes comerciales: responder tus preguntas, presentarte nuestros servicios y planes y hacerte seguimiento a tu interés.
2. Agendar y gestionar reuniones: crear el evento en Google Calendar con enlace de Google Meet, enviarte la invitación por correo, reprogramar o cancelar la reunión.
3. Elaborar y firmar el contrato: verificar tu identidad y tus datos contra los documentos que nos envías, redactar el contrato y gestionar su firma electrónica.
4. Prestar el servicio contratado (clientes): identificarte, informarte sobre tus servicios y proyectos, registrar y dar respuesta a tus solicitudes de cambio, consultas y soporte.
5. Atender incidentes y emergencias: cuando reportas una falla, avisamos internamente y de inmediato a nuestro equipo por WhatsApp para contactarte lo antes posible.
6. Orientarte con inteligencia artificial en consultas de soporte y transcribir tus notas de voz (ver sección 6).
7. Mantener trazabilidad y calidad: conservar el historial de atención, resolver reclamos y mejorar nuestros procesos.
8. Seguridad: verificar tu identidad, prevenir accesos no autorizados y detectar usos indebidos.
9. Facturación y gestión contable de la relación comercial, cuando eres cliente.
10. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
11. Comunicaciones comerciales: solo si nos lo solicitas o lo autorizas de forma expresa, y puedes pedir que paremos en cualquier momento.

5. Autorización, veracidad y comunicaciones

5.1 Cómo obtenemos tu autorización

• Por conducta inequívoca: al escribirnos por alguno de nuestros canales y suministrarnos voluntariamente tus datos para las finalidades descritas, después de tener a tu disposición esta política, entendemos que nos autorizas a tratarlos.
• De forma expresa cuando la ley lo exige (por ejemplo, para comunicaciones comerciales o para tratar datos sensibles, que no solicitamos).

5.2 Prueba de la autorización

Conservamos evidencia de tu autorización mientras dure el tratamiento, a través del registro de la conversación en la que nos entregaste tus datos, con su canal, fecha y hora. Puedes solicitarnos copia de esa prueba conforme a la sección 10.

5.3 Veracidad y datos de terceros

Al entregarnos información declaras que es veraz, completa y actualizada, y que estás facultado para suministrarla. Si nos entregas datos personales de otras personas (por ejemplo, de un colaborador, un contacto o un proveedor), declaras que cuentas con su autorización, que le informaste las finalidades de esta política y que asumes la responsabilidad frente a esa persona por haberlos compartido.

5.4 Comunicaciones que te enviamos por WhatsApp y otros canales

Te escribimos por los asuntos propios de tu solicitud o de tu servicio: respuestas, confirmaciones de reunión, avisos operativos y soporte. Cualquier otra comunicación (por ejemplo, novedades o promociones) requiere tu autorización previa.

Puedes pedirnos que dejemos de enviarte comunicaciones comerciales en cualquier momento escribiendo a ayospt@ayospt.com con el asunto «No deseo comunicaciones comerciales». Lo registramos y te lo confirmamos. Seguirás recibiendo los mensajes necesarios para prestarte el servicio que tengas contratado.

5.5 Revocatoria

Puedes revocar tu autorización o pedir la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos (secciones 9 y 12).

6. Uso de inteligencia artificial

En algunos procesos usamos inteligencia artificial de Google (modelos Gemini). Queremos que sepas exactamente cómo:

6.1 Para qué la usamos

• Soporte a clientes: entender la consulta o el problema que describes, clasificarlo (por ejemplo, si puede resolverse con una orientación, si requiere asesoría de nuestro equipo o si es una emergencia) y redactar una respuesta orientativa.
• Notas de voz: convertir a texto las notas de voz que envías cuando estás describiendo un problema o consulta de soporte.

No usamos inteligencia artificial en el menú público de servicios ni en el proceso de agendar una reunión: esos flujos son menús fijos.

6.2 Qué información se envía al proveedor de IA

• El texto de tu mensaje (o la transcripción de tu nota de voz, o el audio de la nota de voz para poder transcribirla).
• El contexto mínimo necesario para responderte: el nombre del contacto y de la empresa, el plan contratado, los servicios y proyectos asociados y notas internas de conocimiento de AYOSPT sobre esos servicios.

No enviamos a la inteligencia artificial tu contraseña, tu número de documento, tu teléfono ni tu correo electrónico.

6.3 Garantías

• La IA orienta, no ejecuta. El alcance de un contrato, los servicios y los proyectos nunca se modifican automáticamente desde el chat. Toda solicitud de cambio se registra y es revisada por una persona de AYOSPT.
• Si la inteligencia artificial no logra ayudarte, o si detecta una posible emergencia, el caso pasa a una persona de nuestro equipo.
• Puedes pedir en cualquier momento que una persona atienda tu caso, y puedes oponerte a que tu consulta sea procesada por inteligencia artificial.
• No usamos tus conversaciones para entrenar modelos propios de inteligencia artificial. El tratamiento que hace el proveedor de IA sobre la información que recibe se rige por sus términos de servicio y de tratamiento de datos.

7. Datos que nos entregan nuestros clientes (AYOSPT como encargado)

Para prestar nuestros servicios (asistencia administrativa, reportería, gestión de la fuerza laboral, apoyo administrativo de nómina, asistente virtual y automatización), nuestros clientes pueden entregarnos bases de datos e información que contiene datos personales de sus colaboradores, clientes o proveedores.

7.1 Nuestros compromisos como encargados

• Confidencialidad: firmamos acuerdo de confidencialidad antes de recibir archivos o información sensible, y nuestro personal está sujeto a deberes de reserva.
• Solo para el servicio: no usamos esa información para fines propios, no la cedemos a terceros ni la utilizamos como referencia para otros clientes.
• Accesos controlados: permisos individuales, mínimos y revocables en cualquier momento por el cliente.
• Almacenamiento autorizado: la información se gestiona únicamente en las carpetas y entornos que el cliente autorice.
• Separación por cliente: los datos, archivos y resultados de cada cliente se mantienen independientes.
• Cierre seguro: al terminar el servicio devolvemos los archivos y se revocan los accesos; suprimimos las copias que conservemos, salvo las que debamos guardar por ley.
• Incidentes: informamos al cliente sin demora si detectamos un incidente de seguridad que afecte su información, para que pueda cumplir sus propios deberes de reporte.
• Solicitudes de titulares: si un titular nos contacta directamente, trasladamos su solicitud al cliente responsable y lo apoyamos en la respuesta.

7.2 Si eres colaborador o contacto de una empresa cliente

Tus derechos los debes ejercer, en primer lugar, ante la empresa que nos contrató, porque es la responsable de esos datos. Si nos escribes a ayospt@ayospt.com, trasladaremos tu solicitud a esa empresa y te lo confirmaremos.

8. Con quién compartimos tus datos

Para prestarte el servicio nos apoyamos en proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento. Solo reciben la información necesaria para su función:

Nuestras bases de datos de conversaciones, prospectos, clientes y agenda se almacenan en equipos bajo el control de AYOSPT. Si vinculamos un nuevo proveedor que trate datos personales, actualizaremos esta tabla.

8.1 Otras comunicaciones de datos

• Autoridades: cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.
• Asesores profesionales (contables, tributarios o jurídicos) sujetos a deberes de confidencialidad, cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales o defender nuestros derechos.
• Personas que tú autorices expresamente.
• Reestructuración empresarial: si AYOSPT se fusionara o transfiriera su negocio, tus datos podrían pasar a la nueva entidad, que deberá respetar esta política y los derechos que aquí se reconocen.

8.2 Transmisiones y transferencias internacionales

Algunos de estos proveedores (Meta, Google, Cloudflare, Netlify y jsDelivr) operan servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y Europa. Al usar nuestros canales, aceptas que tus datos pueden ser transmitidos a esos encargados para las finalidades de esta política. Exigimos que traten los datos con niveles de protección adecuados, según los términos de servicio y de protección de datos de cada proveedor.

9. Tiempo de conservación

Conservamos tus datos solo por el tiempo necesario para las finalidades de esta política y para cumplir obligaciones legales:

Nuestras bases de datos permanecen vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los plazos de esta sección. Cuando termina el plazo, eliminamos tus datos o los anonimizamos de forma que ya no te identifiquen. Si nos pides la supresión antes, aplica el procedimiento de la sección 12, salvo los datos que la ley nos obligue a conservar.

10. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a AYOSPT. Este derecho también puedes ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que le hemos dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Además, puedes pedir que una persona (y no una inteligencia artificial) atienda tu caso, y dejar de recibir comunicaciones comerciales.

10.1 Quién puede ejercer estos derechos

• El titular, acreditando su identidad.
• Sus causahabientes, acreditando dicha calidad.
• El representante o apoderado del titular, acreditando su representación.
• Quien haya hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

11. Cómo ejercer tus derechos (consultas y reclamos)

11.1 Dónde presentar tu solicitud

• Correo electrónico (recomendado): ayospt@ayospt.com, porque deja constancia de la fecha de tu solicitud.
• WhatsApp: +57 305 297 1316. Si nuestro menú automático no reconoce lo que escribes, no te preocupes: el mensaje queda registrado y lo revisa una persona de nuestro equipo.
• Por escrito: CL 87 SUR 65 A 371, La Estrella, Antioquia, Colombia.

11.2 Qué debe contener tu solicitud

• Tu nombre completo y un documento o dato que permita verificar tu identidad.
• El canal y el dato con el que nos escribiste (número de WhatsApp, usuario de Instagram o de Facebook).
• La descripción clara de lo que solicitas (consultar, actualizar, corregir, suprimir o revocar).
• Un medio de contacto para responderte.
• Los documentos que quieras hacer valer, si aplica.

11.3 Plazos de respuesta

Si tu reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los 5 días siguientes a su recibo que lo completes. Si pasan 2 meses sin que nos entregues la información requerida, entenderemos que desististe. Mientras se resuelve un reclamo, marcaremos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite».

Atender tus consultas y reclamos no tiene costo.

11.4 Queja ante la autoridad

Solo podrás acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante AYOSPT.

12. Cómo solicitar la eliminación de tus datos

Puedes pedirnos que eliminemos tus datos personales en cualquier momento, siguiendo estos pasos:

1. Escríbenos a ayospt@ayospt.com con el asunto «Eliminación de datos», o por WhatsApp al +57 305 297 1316.
2. Indícanos: tu nombre completo, el canal por el que nos escribiste (WhatsApp, Messenger o Instagram) y el número de teléfono o usuario que usaste.
3. Verificaremos tu identidad para proteger tus datos de que otra persona pida borrarlos. Es posible que te hagamos una pregunta de comprobación.
4. Eliminaremos tus datos de nuestras bases (historial de conversaciones, registros de prospecto, reuniones y eventos de calendario) en un plazo máximo de 15 días hábiles y te confirmaremos por el mismo medio.

Ten en cuenta: borrar la conversación desde tu propia aplicación (WhatsApp, Messenger o Instagram) solo la elimina de tu dispositivo; no borra nuestro registro ni el que conserva Meta. Los datos que guardan Meta, Google u otros proveedores por su cuenta se rigen por sus propias políticas (sección 16).

13. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración, entre ellas:

• Comunicaciones cifradas (HTTPS/TLS) entre los servicios de Meta y nuestro sistema de atención.
• Verificación de la firma criptográfica de cada mensaje que recibimos de Meta, para descartar mensajes falsos.
• Panel interno de atención protegido con usuario y contraseña.
• Ocultamiento de las contraseñas que escriben los clientes en el historial de conversaciones.
• Acceso a la información limitado al personal que la necesita para su trabajo, con permisos individuales y revocables.
• Credenciales y llaves de acceso a los servicios guardadas fuera del código de los sistemas.
• Acuerdos de confidencialidad con el personal y con los clientes.

Ningún sistema es totalmente infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que ponga en riesgo tus datos, lo gestionaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, cuando así lo exija la ley.

14. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web no utiliza cookies propias, ni de analítica, ni de publicidad y no te rastrea. El alojamiento del sitio, la red que entrega una de sus librerías gráficas y el servicio de tipografías (Google Fonts) pueden registrar datos técnicos de conexión, como se explica en las secciones 3.1 y 8. Si en el futuro incorporamos herramientas que usen cookies, actualizaremos esta política y, cuando corresponda, te pediremos tu consentimiento.

15. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Si identificamos que un menor nos escribió y nos dio datos personales, los eliminaremos. Si eres padre, madre o representante y crees que un menor nos entregó datos, escríbenos a ayospt@ayospt.com.

16. Plataformas y políticas de terceros

Al escribirnos por WhatsApp, Messenger o Instagram también aplican las políticas de privacidad de cada plataforma, sobre las cuales AYOSPT no tiene control:

• WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy
• Facebook y Messenger (Meta): facebook.com/privacy/policy
• Instagram: privacycenter.instagram.com/policy
• Google (Calendar, Meet, Gemini): policies.google.com/privacy

16.1 Uso de las plataformas de Meta

Nuestro canal de atención automatizado es operado por AYOSPT sobre las plataformas de Meta. La información que recibimos a través de ellas se usa únicamente para las finalidades de la sección 4; no la vendemos, no la compartimos con terceros distintos de los encargados listados en la sección 8 y no la usamos para publicidad. Tratamos esa información conforme a los términos y políticas para desarrolladores y empresas de Meta que resulten aplicables.

Los enlaces a sitios de terceros se ofrecen como ayuda. No somos responsables de su contenido ni de sus prácticas de privacidad.

17. Ley aplicable y jurisdicción

Esta política se rige por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia relacionada con el tratamiento de datos personales se tramitará ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante los jueces de la República de Colombia, según corresponda. Si alguna disposición de esta política resulta inválida o inaplicable, las demás conservarán plena vigencia.

18. Cambios y control de versiones

Podemos actualizar esta política, por ejemplo para reflejar cambios en nuestros servicios, canales o en la ley. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización. Si los cambios son sustanciales y afectan la finalidad del tratamiento, te lo comunicaremos por medios eficientes antes de aplicarlos o, cuando la ley lo requiera, te pediremos una nueva autorización.

19. Vigencia y contacto

Esta política rige desde el 18 de septiembre de 2026. Las bases de datos de AYOSPT se conservan durante el tiempo necesario para las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.